Kasir Harian: Buka Shift sampai Tutup Shift

Panduan lengkap untuk kasir: membuka shift, melayani transaksi, mengirim pesanan ke dapur, menerima pembayaran, mencetak struk, memproses refund, dan menutup shift.

14 menit•Pemula

Sekilas

Panduan ini untuk orang yang berdiri di depan mesin kasir. Semuanya dikerjakan dari aplikasi Skoci POS di HP atau tablet Android.

Setiap hari kerja punya pola yang sama: buka shift, layani pembeli, tutup shift. Kalau Anda hafal tiga langkah itu, sisanya tinggal mengikuti.

Membuka Shift

Shift adalah satu periode kerja seorang kasir. Semua transaksi yang Anda buat akan tercatat di bawah shift Anda, jadi shift harus dibuka sebelum melayani pembeli pertama.

  1. Buka aplikasi Skoci POS, dan Anda akan diarahkan ke layar buka shift.
  2. Isi kolom KASIR dengan nama Anda.
  3. Isi REGISTER / TERMINAL dengan nama mesin ini. Nilai bawaannya Kasir 1. Kalau di toko Anda ada dua mesin, bedakan namanya supaya laporannya jelas.
  4. Masukkan jumlah uang tunai yang ada di laci saat ini. Ini disebut modal awal.
  5. Mulai shift.

Kalau ingin melihat shift-shift sebelumnya, ada tombol Riwayat Shift di layar ini. Pengaturan bawaan shift ada di Pengaturan Shift.

Hitung uang laci dengan benar sebelum memasukkan modal awal. Angka ini yang nanti dipakai untuk menghitung selisih saat tutup shift. Kalau modal awal salah, laporan akhir hari ikut salah.

Melayani Transaksi

Di layar utama kasir:

  1. Ketuk produk yang dibeli. Produk tersusun per kategori supaya cepat dicari.
  2. Kalau produk punya grup opsi wajib, aplikasi akan menanyakannya. Contoh: tingkat gula.
  3. Atur jumlah kalau pembeli membeli lebih dari satu.
  4. Pilih tipe penjualan kalau toko Anda memakainya, misalnya makan di tempat atau bawa pulang.

Kalau ada diskon atau promo yang berlaku untuk keranjang ini, muncul panel Diskon & Promo Tersedia. Dari sana Anda bisa menerapkan diskon atau promo, dan juga membatalkannya lewat Hapus diskon/promo yang diterapkan.

Mengirim Pesanan ke Dapur

Untuk usaha yang punya dapur, pesanan perlu diteruskan ke belakang sebelum dibayar.

  1. Setelah pesanan lengkap, ketuk tombol Kirim ke Dapur. Angka di dalam kurung menunjukkan berapa item yang belum dikirim.
  2. Muncul pemberitahuan Order dikirim ke dapur.
  3. Kalau pembeli menambah pesanan setelah itu, ketuk tombol yang sama sekali lagi. Hanya item baru yang dikirim, dan tiketnya ditandai sebagai tambahan — dapur tidak akan memasak ulang pesanan pertama.

Kalau printer bermasalah, akan muncul pesan gagal beserta pilihan untuk mencoba mencetak lagi. Pesanannya sendiri sudah tercatat terkirim, jadi Anda tidak kehilangan data meski cetakannya gagal.

Menyiapkan Printer

Buka Pengaturan di aplikasi kasir. Ada dua printer yang bisa diatur terpisah:

  • Printer Kasir — untuk mencetak struk pembeli.
  • Printer Dapur — untuk mencetak tiket pesanan di dapur.

Ada dua cara memasang printer dapur, pilih yang sesuai kondisi toko:

Cara pertama: printer dapur tersambung ke mesin kasir. Atur Printer Dapur di perangkat kasir. Saat Anda menekan Kirim ke Dapur, tiket langsung tercetak.

Cara kedua: perangkat terpisah di dapur. Taruh satu HP atau tablet Android di dapur, lalu nyalakan Mode Dapur di Pengaturan perangkat tersebut. Perangkat itu akan mencetak sendiri begitu pesanan masuk, tanpa perlu disentuh siapa pun. Sistem sudah menjaga agar satu tiket tidak tercetak dua kali.

Cara kedua sering lebih murah dan lebih rapi daripada menarik kabel printer panjang dari kasir ke dapur — cukup pakai HP Android bekas yang masih jalan.

Split Bill

Kalau satu meja ingin membayar terpisah, gunakan Split Bill. Satu tagihan dipecah menjadi beberapa bagian, dan masing-masing bisa dibayar sendiri-sendiri dengan cara bayar yang berbeda.

Menerima Pembayaran

Ketuk checkout untuk masuk ke layar Checkout. Di sana ditampilkan rincian:

  • Subtotal — total harga barang sebelum potongan dan biaya
  • Discount — potongan yang diterapkan
  • Service Fee — biaya layanan, kalau toko Anda memakainya
  • Tax PPN — pajak
  • Rounding — pembulatan
  • Total akhir yang harus dibayar

Pilih cara bayar sesuai yang dipakai pembeli: tunai atau QRIS. Untuk pembayaran tunai, aplikasi membantu menghitung kembalian. Setelah pembayaran berhasil, struk bisa dicetak.

Kas Masuk dan Kas Keluar

Uang yang keluar-masuk laci di luar penjualan harus dicatat, supaya hitungan akhir hari cocok. Contohnya: membeli galon air, membayar parkir, atau menyetor sebagian uang ke pemilik.

Buka layar Kas Laci, lalu catat pemasukan atau pengeluarannya. Anda juga bisa melampirkan foto nota sebagai bukti.

Catat setiap pengeluaran saat itu juga, jangan ditunda sampai tutup shift. Pengeluaran yang lupa dicatat akan muncul sebagai selisih kas yang tidak bisa dijelaskan.

Memproses Refund

Refund adalah pengembalian uang atas barang yang dibatalkan atau dikembalikan pembeli.

  1. Buka daftar penjualan, lalu pilih tagihan yang bersangkutan.
  2. Di bagian Pilih item yang dikembalikan, tandai item mana saja yang direfund. Ada tombol ✓ Pilih Semua dan ☐ Kosongkan untuk mempercepat.
  3. Atur Qty refund kalau hanya sebagian jumlah yang dikembalikan.
  4. Isi alasan refund.
  5. Konfirmasi dengan Ya, Proses Refund.

Refund tidak bisa dibatalkan. Pastikan barang sudah benar-benar diterima kembali dan jumlahnya sudah benar sebelum menekan konfirmasi.

Menutup Shift

Di akhir hari kerja, tutup shift Anda. Layar Tutup Shift menampilkan Z-Report, yaitu ringkasan seluruh shift Anda.

  1. Periksa bagian 🪙 REKONSILIASI KAS.
  2. Expected in drawer adalah jumlah uang yang seharusnya ada di laci menurut sistem.
  3. Hitung uang tunai yang benar-benar ada, lalu masukkan ke UANG DI LACI (AKTUAL).
  4. Kolom Selisih akan menunjukkan bedanya. Idealnya nol.
  5. Konfirmasi dengan 🔒 Tutup Shift Sekarang.

Z-Report bisa dicetak, dan akan muncul pemberitahuan Z-Report berhasil dicetak kalau berhasil.

Shift harus ditutup setiap hari. Kalau tidak ditutup, rekonsiliasi kas dan laporan shift tidak akan akurat, dan sulit dilacak di hari berikutnya siapa yang bertanggung jawab atas selisihnya.

Kalau Internet Mati

Aplikasi kasir tetap bisa dipakai tanpa internet. Transaksi disimpan di perangkat dulu, lalu dikirim otomatis ke server begitu koneksi kembali.

Status sinkronisasi terlihat di layar kasir. Kalau sedang bermasalah, muncul tulisan Sinkronisasi bermasalah, mencoba lagi... — aplikasi akan terus mencoba sendiri.

Kalau ada perubahan yang tetap gagal terkirim, buka Pengaturan → Perubahan Gagal Sinkron. Di sana terlihat daftar perubahan yang belum tersimpan ke server, lengkap dengan tombol Coba lagi.

Jangan hapus atau pasang ulang aplikasi ketika masih ada perubahan yang belum tersinkron. Sambungkan dulu ke internet dan pastikan daftarnya kosong.

Melaporkan Masalah

Kalau ada yang aneh, kirim laporan langsung dari aplikasi lewat Pengaturan → Lapor Bug. Laporannya masuk ke tim Skoci POS beserta informasi teknis yang diperlukan.

Langkah Berikutnya

Anda sudah bisa menjalankan kasir dari buka sampai tutup. Lanjutkan ke panduan Pembelian dan Pengelolaan Stok untuk memastikan barang yang dijual tidak kehabisan.