Sekilas
Pembelian dan stok adalah dua sisi dari hal yang sama: barang masuk, barang keluar, dan sisanya harus cocok. Panduan ini menjelaskan keduanya.
Semua yang ada di panduan ini tersedia di paket Gratis. Purchase order, stock opname, transfer antar outlet, semuanya bisa Anda pakai tanpa berlangganan.
Alur Pembelian
Membeli barang ke supplier melewati tiga menu, dalam urutan ini:
- Pembelian → Purchase Order — Anda memesan barang ke supplier. Dokumen ini adalah janji, bukan barang. Stok belum bertambah di tahap ini.
- Pembelian → Penerimaan Barang — barang datang dan Anda mencatat apa yang benar-benar diterima. Di sinilah stok bertambah.
- Pembelian → Retur ke Supplier — barang yang rusak atau salah kirim dikembalikan. Stok berkurang lagi.
Yang menambah stok adalah Penerimaan Barang, bukan Purchase Order. Kalau Anda hanya membuat PO dan lupa mencatat penerimaannya, stok di sistem akan terus terlihat kosong meski barangnya sudah ada di gudang.
Status Purchase Order
Setiap PO punya status yang menunjukkan sudah sampai mana prosesnya:
| Status | Artinya |
|---|---|
| Draft | Masih disusun, belum dikirim ke supplier |
| Dikirim | Sudah dikirim ke supplier, menunggu barang |
| Sebagian Diterima | Sebagian barang sudah datang, sisanya belum |
| Selesai | Semua barang sudah diterima |
| Dibatalkan | Pesanan dibatalkan |
Status Sebagian Diterima muncul sendiri kalau supplier mengirim bertahap. Anda tidak perlu membuat PO baru untuk sisa kirimannya.
Melihat Stok
Buka Inventori → Stok per Outlet untuk melihat jumlah stok saat ini. Kalau Anda punya lebih dari satu toko, halaman ini menunjukkan stok masing-masing toko secara terpisah — bukan digabung.
Penyesuaian Stok
Penyesuaian dipakai ketika stok berubah bukan karena penjualan atau pembelian. Buka Inventori → Penyesuaian Stok.
Setiap penyesuaian harus diberi alasan, dan pilihannya adalah:
- Kerusakan — barang pecah, rusak, tidak layak jual
- Kehilangan / Susut — barang hilang atau menyusut
- Penemuan / Lebih — barang ditemukan lebih banyak dari catatan
- Koreksi Data — memperbaiki kesalahan input
- Kadaluarsa — barang lewat masa berlaku
- Lainnya — di luar kategori di atas
Pilih alasan yang tepat, jangan selalu "Lainnya". Nanti di laporan Pemakaian & Waste Anda bisa melihat berapa banyak kerugian datang dari kerusakan dibanding dari kadaluarsa — dan itu informasi yang bisa ditindaklanjuti.
Stock Opname
Stock opname adalah menghitung fisik barang di gudang, lalu membandingkannya dengan catatan sistem. Buka Inventori → Stock Opname.
Selisih antara hitungan fisik dan catatan sistem akan tercatat, dan bisa dilihat lagi di laporan Selisih Opname.
Jadwalkan opname secara rutin — misalnya setiap akhir bulan — jangan hanya saat ada yang terasa aneh. Opname rutin membuat selisihnya kecil dan mudah ditelusuri; opname yang jarang membuat selisihnya besar dan tidak jelas asalnya.
Transfer Stok
Kalau Anda punya lebih dari satu toko, Inventori → Transfer Stok dipakai untuk memindahkan barang antar outlet. Stok berkurang di toko asal dan bertambah di toko tujuan, dan perpindahannya tercatat sehingga bisa ditelusuri di laporan Transfer Antar Outlet.
Master Satuan
Buka Inventori → Master Satuan untuk mengatur satuan ukur: pcs, gram, kilogram, liter, dan sebagainya. Satuan ini dipakai di seluruh alur pembelian dan stok.
Tetapkan satuan sejak awal dan konsisten. Mencatat gula kadang dalam kilogram dan kadang dalam gram akan membuat perhitungan harga pokok penjualan meleset jauh.
Langkah Berikutnya
Stok Anda sudah terkendali. Lanjutkan ke panduan Pelanggan dan Program Loyalitas untuk membuat pembeli kembali lagi.